L’accueil d’un bénévole dans l’organisation et l’introduction de ce dernier à son activité ne s’improvisent pas. Ces deux étapes permettent d’éviter des conflits ultérieurs et peuvent inciter la personne à s’engager à long terme (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 124).

Interlocuteurs nommément désignés 

Présentez le bénévole à toutes les personnes auxquelles il est susceptible d’avoir affaire dans le cadre de son engagement: autres bénévoles, collaborateurs, bénéficiaires de prestations. Il est important que le nouvel arrivant sache à quelle personne s’adresser en cas de question ou de problème et par quels moyens la contacter. 

Informations importantes

Faites découvrir au nouvel arrivant le bâtiment et les locaux, ainsi que les équipements importants (fournitures de bureau, photocopieuses, etc.) dont il sera amené à se servir. Expliquez-lui les règles officielles et non officielles de votre organisation, ainsi que ses objectifs, ses activités et son fonctionnement. Si possible, remettez-lui de la documentation (rapport annuel, chartes, organigramme, etc.). Présentez-lui également les canaux de communication et les moyens d’information usuels (newsletter, réunions, courriers, etc.). N’oubliez pas de lui demander comment il se sent, intéressez-vous à son opinion, montrez-lui qu’il fait partie intégrante de l’organisation. 

Plan d’introduction pour bénévoles

Il peut être utile d’élaborer des plans d’introduction offrant une vue d’ensemble des activités d’initiation et de leur contenu, qui varieront bien entendu en fonction du domaine d’intervention. Vous garantirez ainsi que tous les bénévoles sont initiés correctement à leur travail et qu’ils disposent du même niveau d’information.

Lignes directrices en matière de bénévolat et lignes directrices en matière d’activités de jeu-nesse 

Si vous ne l’avez pas encore fait, remettez au bénévole les lignes directrices en matière de bénévolat et les lignes directrices en matière d’activités de jeunesse, en vigueur à la CRS depuis 2011. Elles décrivent les principes du travail bénévole et des activités de jeunesse à la CRS et contiennent des normes définissant les droits et les devoirs des bénévoles et des or-ganisations.

Tirez parti du point de vue extérieur des nouveaux bénévoles. Les recrues de fraîche date apportent des idées neuves, une autre vision des choses et surtout, une motivation à toute épreuve. Notez ce qui frappe les bénévoles, les questions qu’ils posent ou les aspects qu’ils remettent en cause; demandez-leur quelle image ils avaient de l’organisation avant de la rejoindre ou pourquoi ils ont choisi de s’engager chez vous. Ces éléments vous aideront à mieux comprendre comment votre organisation est perçue à l’extérieur. Il se peut aussi que les nouveaux arrivants soient interpellés par quelque chose qui vous avait jusqu’alors échappé. Pour toutes ces raisons, ne manquez pas d’exploiter les précieuses remarques que vous pourrez recueillir auprès des bénévoles durant la phase d’introduction. 

Certains sujets de la phase d’introduction, communs à tous les nouveaux bénévoles, peuvent être traités lors d’une séance en groupe. Ce mode d’information transversale, qui a l’avantage de favoriser les contacts entre les participants, est particulièrement adapté à une organisation telle que la CRS, car certains sujets concernent l’ensemble du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, et ont toute leur place dans une réunion collective. Lors de toute séance d’introduction, nous vous recommandons d’aborder les points suivants:

• Présentation générale de la Croix-Rouge: les sept Principes fondamentaux, la naissance de la Croix-Rouge, le Mouvement international, les activités. Afin de vous faciliter la tâche, nous vous proposons un ensemble de présentations PowerPoint que vous pourrez adapter au cas par cas.
• Structure et chiffres clés de votre organisation: comité, Secrétariat, processus décisionnel, nombre de collaborateurs et de bénévoles, etc.
• Le bénévolat dans votre organisation: droits et devoirs, lignes directrices en matière de bénévolat ou d’activités de jeunesse
• Particularités de certaines missions (éléments à prendre en compte dans le service des transports, le service-conseil pour les directives anticipées, etc.)

Les groupes Croix-Rouge Jeunesse organisent une séance d’introduction obligatoire pour les nouveaux bénévoles. Ils s’appuient pour cela sur la Formation de base sur la Croix-Rouge, un manuel élaboré par la Croix-Rouge Jeunesse genevoise et mis à disposition de toutes les organisations CRS intéressées. 
 

Les personnes investies d’une charge honorifique au sein d’un comité sont également bénévoles. Il convient de veiller à certains éléments lors de leur introduction, afin qu’elles mènent à bien cette mission exigeante, assortie de responsabilités juridiques, politiques et sociales. Là aussi, un plan d’introduction pourra les aider à prendre leurs marques plus rapidement et apporter des réponses à leurs interrogations (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 127). 
Les questions suivantes, susceptibles de se poser au début d’un mandat honorifique, doivent impérativement être clarifiées durant la phase d’introduction (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 127-128):

• Questions relatives au programme de l’organisation: Quels sont les objectifs fondamentaux et la vision de l’organisation? En quoi les activités actuelles concourent-elles à la réalisation de ces objectifs? Puis-je visiter le Siège ou le Secrétariat pour me faire une idée plus précise de ces activités?
• Questions relatives aux parties prenantes: Qui sont les bénéficiaires de l’action de l’organisation? Les groupes cibles, les partenaires de coopération et les collaborateurs sont-ils satisfaits de l’organisation?
• Questions relatives à la situation financière: Quelles sont les sources de financement de l’organisation? Sa situation financière actuelle est-elle saine? Dans quelle mesure le comité gère-t-il les finances?
• Questions relatives à la structure et au mode de travail du comité: Quel est le mode de travail du comité (échange d’informations, attributions, fréquence des séances)? Quelles sont les fonctions qui existent au sein du comité? Qui sont les autres membres du comité? Quelle est la durée d’un mandat? Comment le comité di-rige-t-il l’organisation?
• Questions relatives à la collaboration entre le comité, le personnel et la direction: Quelle est la répartition des tâches entre le comité d’une part, et la direction ou les col-laborateurs d’autre part? Quelles sont les modalités concrètes de la collaboration entre les membres du comité et les collaborateurs? Quel est le rôle de la direction au sein du comité?
• Questions relatives aux responsabilités du bénévole: Quelles tâches sont de mon ressort? Lesquelles ne le sont pas? Comment et par quels moyens puis-je contribuer au succès de l’organisation en qualité de membre du comité? Qu’est-ce que l’on attend de moi? Combien de temps dois-je consacrer à ma mission (séances, courriels, etc.)? L’organisation offre-t-elle la possibilité de se former? Comment ma contribution sera-t-elle rétribuée et valorisée?

Une introduction progressive 

Les premiers temps d’un mandat honorifique étant synonymes d’un grand nombre d’informations à assimiler, l’introduction à l’activité et la présentation de l’organisation doivent se dérouler par étapes. Durant les six premiers mois, le bénévole s’attachera à faire connaissance avec ses collègues et à s’initier à ses fonctions, tandis que le semestre suivant sera l’occasion de réfléchir au travail accompli. 
L’introduction peut aussi s’appuyer sur le mentorat. Le rôle de mentor est tenu par un membre expérimenté du comité, qui partage son savoir et son expérience avec le nouvel arrivant. Il l’accompagne durant un certain temps et répond à ses questions (cf. Reifenhäu-ser/Reifenhäuser 2013: 124).