L’accueil d’un bénévole dans l’organisation et l’introduction de ce dernier à son activité ne s’improvisent pas. Ces deux étapes permettent d’éviter des conflits ultérieurs et peuvent inciter la personne à s’engager à long terme (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 124).
Interlocuteurs nommément désignés
Présentez le bénévole à toutes les personnes auxquelles il est susceptible d’avoir affaire dans le cadre de son engagement: autres bénévoles, collaborateurs, bénéficiaires de prestations. Il est important que le nouvel arrivant sache à quelle personne s’adresser en cas de question ou de problème et par quels moyens la contacter.
Informations importantes
Faites découvrir au nouvel arrivant le bâtiment et les locaux, ainsi que les équipements importants (fournitures de bureau, photocopieuses, etc.) dont il sera amené à se servir. Expliquez-lui les règles officielles et non officielles de votre organisation, ainsi que ses objectifs, ses activités et son fonctionnement. Si possible, remettez-lui de la documentation (rapport annuel, chartes, organigramme, etc.). Présentez-lui également les canaux de communication et les moyens d’information usuels (newsletter, réunions, courriers, etc.). N’oubliez pas de lui demander comment il se sent, intéressez-vous à son opinion, montrez-lui qu’il fait partie intégrante de l’organisation.
Plan d’introduction pour bénévoles
Il peut être utile d’élaborer des plans d’introduction offrant une vue d’ensemble des activités d’initiation et de leur contenu, qui varieront bien entendu en fonction du domaine d’intervention. Vous garantirez ainsi que tous les bénévoles sont initiés correctement à leur travail et qu’ils disposent du même niveau d’information.
Lignes directrices en matière de bénévolat et lignes directrices en matière d’activités de jeu-nesse
Si vous ne l’avez pas encore fait, remettez au bénévole les lignes directrices en matière de bénévolat et les lignes directrices en matière d’activités de jeunesse, en vigueur à la CRS depuis 2011. Elles décrivent les principes du travail bénévole et des activités de jeunesse à la CRS et contiennent des normes définissant les droits et les devoirs des bénévoles et des or-ganisations.